Preisüberblick, ROI-Berechnung und versteckte Kosten — damit Sie wissen, was Sie für Ihr Budget bekommen.
Kurz gesagt: Zeiterfassungs-Software für Schweizer KMU kostet zwischen CHF 0.— (eingeschränkte Gratisversionen) und CHF 50.— pro Benutzer und Monat (Premium-Suiten). Der Sweet Spot für Handwerker liegt bei CHF 20.— bis CHF 35.— pro Benutzer — hier bekommen Sie alle wichtigen Features ohne unnötigen Ballast. Finito Pro kostet CHF 30.— und bietet das beste Preis-Leistungs-Verhältnis für Handwerksbetriebe.
Der Markt für Zeiterfassungs-Software lässt sich in drei Preiskategorien einteilen. Jede Kategorie hat ihre Berechtigung — entscheidend ist, was Ihr Betrieb tatsächlich braucht und wie viele Mitarbeitende die Software nutzen werden.
CHF 0.—
Gratisversionen
Einige Anbieter bieten kostenlose Basisversionen an, die für Einzelunternehmer oder Kleinstbetriebe ausreichen können. Typischerweise sind diese auf 1 bis 3 Benutzer begrenzt und bieten nur grundlegende Funktionen: Start/Stopp-Erfassung, einfache Wochen-/Monatsübersicht und manuellen Export.
Was fehlt: GPS-Tracking, Projekt-Zuordnung, automatische Pausenberechnung, Rechnungsintegration und Support. Für einen Einpersonen-Handwerksbetrieb kann das genügen — sobald Sie Mitarbeitende haben, stossen Sie schnell an Grenzen.
CHF 20.— – 35.—
pro Benutzer / Monat
In dieser Kategorie finden Sie die meisten spezialisierten Zeiterfassungs-Apps inklusive Finito Pro (CHF 30.—). Diese Lösungen bieten alle wichtigen Features: Mobile Erfassung, Projekt-Zuordnung, GPS-Tracking, Export-Funktionen und Support.
Das Preis-Leistungs-Verhältnis ist hier am besten: Sie bekommen professionelle Funktionen, die für 95 % aller KMU ausreichen, ohne für eine teure Enterprise-Suite zu bezahlen. Für einen Betrieb mit 5 Mitarbeitenden bedeutet das CHF 100.— bis CHF 175.— pro Monat — eine Investition, die sich durch Zeitersparnis und präzisere Abrechnung innerhalb weniger Tage amortisiert.
CHF 35.— – 50.—+
pro Benutzer / Monat
Premium-Lösungen wie umfassende KMU-Suiten (bexio Pro, MOCO Business) oder Enterprise-Tools beinhalten neben Zeiterfassung auch Buchhaltung, CRM, Personalplanung und weitere Module. Sie eignen sich für grössere KMU mit komplexeren Anforderungen.
Für einen kleinen Handwerksbetrieb sind diese Lösungen oft überdimensioniert und unnötig teuer. Wenn Sie primär eine gute Zeiterfassung brauchen, zahlen Sie hier für Funktionen, die Sie nie nutzen werden. Sinnvoll wird diese Kategorie ab ca. 20 Mitarbeitenden oder wenn Sie die Zusatzmodule tatsächlich verwenden.
Der monatliche Lizenzpreis ist nur ein Teil der Gesamtkosten. Viele Anbieter locken mit günstigen Basispreisen, verlangen dann aber Aufschläge für Features, die Sie eigentlich brauchen. Hier die häufigsten versteckten Kosten, die wir bei unserer Marktanalyse identifiziert haben:
Manche Anbieter verlangen CHF 500.— bis CHF 2'000.— für die Ersteinrichtung. Bei Finito Pro: CHF 0.— — Sie richten alles selbst ein, und bei Fragen hilft der Support kostenlos.
Einige Desktop-Lösungen bieten die mobile App nur als kostenpflichtiges Add-on an. Prüfen Sie, ob der Smartphone-Zugang im Basispreis enthalten ist. Bei Finito Pro: Mobile-First, im Preis inbegriffen.
Manche Anbieter erlauben nur limitierte Exports in der Basisversion. Für PDF- oder Excel-Export zahlen Sie extra. Bei Finito Pro: Unbegrenzte Exporte in PDF, CSV und Excel — immer inklusive.
Die gesetzliche Aufbewahrungspflicht beträgt 5 Jahre. Einige Anbieter archivieren Daten nur 1 bis 2 Jahre und verlangen dann Aufpreis für längere Speicherung. Bei Finito Pro: 7 Jahre Datenaufbewahrung inklusive.
Jährliche Verträge mit automatischer Verlängerung können teuer werden, wenn Sie den Anbieter wechseln möchten. Achten Sie auf monatliche Kündbarkeit. Bei Finito Pro: Monatlich kündbar, keine Mindestlaufzeit.
Basis-Support per E-Mail ist meist inklusive, aber telefonischer Support oder schnelle Reaktionszeiten kosten bei einigen Anbietern extra. Bei Finito Pro: Schweizer Support (DE/FR) per E-Mail und Telefon — im Preis inbegriffen.
Die kurze Antwort: Ja, fast immer. Die längere Antwort hängt von Ihrer Betriebsgrösse und Ihrem aktuellen Erfassungs-Prozess ab. Hier eine realistische Berechnung für einen typischen Handwerksbetrieb:
ROI: 798 %. Die Investition amortisiert sich in weniger als 4 Arbeitstagen.
Viele KMU halten Zettelwirtschaft oder Excel für «kostenlos». Das ist ein Trugschluss. Wenn Sie die Zeit einrechnen, die für das Zusammensuchen, Übertragen und Korrigieren von handschriftlichen Zeiteinträgen draufgeht, wird manuelle Erfassung schnell zur teuersten Lösung.
Rechnen wir es durch: Ein Betriebsinhaber verbringt durchschnittlich 3 bis 5 Stunden pro Woche mit der manuellen Aufbereitung von Stundenzeteln für die Lohnbuchhaltung. Bei einem internen Stundensatz von CHF 80.— sind das CHF 240.— bis CHF 400.— pro Woche — oder über CHF 1'000.— pro Monat. Eine App wie Finito Pro für 5 Mitarbeitende kostet CHF 150.— pro Monat und reduziert diesen Aufwand auf unter 30 Minuten.
Hinzu kommen die indirekten Kosten manueller Erfassung: Etwa 12 % aller handschriftlichen Einträge enthalten Fehler (unleserliche Schrift, Zahlendreher, vergessene Stunden). Bei einem Betrieb mit einem Monatsumsatz von CHF 80'000.— bedeutet das potenziell CHF 9'600.— an fehlerhaften Abrechnungen pro Jahr. Digitale Erfassung eliminiert diese Fehlerquelle fast vollständig.