Zeiterfassung in der Schweiz: Was sagt das Gesetz?

Die gesetzliche Grundlage: Artikel 46 des Arbeitsgesetzes (ArG)

Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung in der Schweiz ist im Arbeitsgesetz (ArG) verankert. Konkret regelt Artikel 46 ArG zusammen mit Artikel 73 der Verordnung 1 zum ArG (ArGV 1), dass Arbeitgeber die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeitenden systematisch dokumentieren müssen.

Das Gesetz verlangt, dass für jeden Mitarbeitenden folgende Daten täglich und wöchentlich erfasst werden: Beginn und Ende der Arbeitszeit, die Dauer der Pausen sowie allfällige Überstunden. Diese Pflicht gilt für alle dem ArG unterstellten Betriebe – also für die grosse Mehrheit der Schweizer Unternehmen.

Der Zweck dieser Regelung ist klar: Die Arbeitszeiterfassung dient dem Gesundheitsschutz der Arbeitnehmenden. Sie stellt sicher, dass Höchstarbeitszeiten eingehalten, Ruhezeiten respektiert und Überstunden korrekt abgegolten werden. Für Arbeitgeber ist sie gleichzeitig ein Schutz im Streitfall – denn wer korrekte Aufzeichnungen führt, kann im Konflikt die tatsächlich geleisteten Stunden belegen.

Was muss erfasst werden?

Das Gesetz definiert klar, welche Elemente der Arbeitszeit erfasst werden müssen. Die folgenden Angaben sind für jeden Mitarbeitenden pro Arbeitstag zu dokumentieren:

Zusätzlich empfiehlt es sich, auch Nacht- und Sonntagsarbeit separat auszuweisen, da hierfür besondere Regelungen gelten (Zuschläge, Bewilligungspflicht). Viele Unternehmen erfassen ausserdem Absenzen wie Ferien, Krankheitstage und Feiertage in derselben Lösung – das erleichtert die Personaladministration erheblich.

Wichtig: Die Verantwortung für die korrekte Erfassung liegt beim Arbeitgeber, auch wenn die Mitarbeitenden die Zeiten selbst eintragen. Arbeitgeber müssen sicherstellen, dass das System korrekt genutzt wird und die Daten vollständig sind.

Wie lange müssen Arbeitszeiten aufbewahrt werden?

Gemäss Art. 73 Abs. 2 ArGV 1 müssen Arbeitszeitaufzeichnungen während mindestens 5 Jahren aufbewahrt werden. Diese Frist beginnt am Ende des jeweiligen Kalender­jahres. Ein Arbeitszeit­nachweis vom März 2026 muss also bis mindestens Ende 2031 verfügbar sein.

Die Aufbewahrung darf sowohl physisch (Papier) als auch digital erfolgen. In der Praxis ist die digitale Archivierung klar im Vorteil: Sie ist platzsparend, durchsuchbar und bei Kontrollen sofort verfügbar. Entscheidend ist, dass die Daten während der gesamten Aufbewahrungsfrist unverändert und vollständig zugänglich bleiben.

Wer eine professionelle Zeiterfassungs-App nutzt, erfüllt diese Anforderung automatisch. Alle Einträge werden revisionssicher gespeichert und können jederzeit als Bericht exportiert werden – ideal für Kontrollen oder arbeitsrechtliche Auseinandersetzungen.

Vereinfachte Zeiterfassung: Wann ist sie erlaubt?

Seit 2016 kennt das Schweizer Recht eine vereinfachte Arbeitszeiterfassung für bestimmte Betriebe. Diese Erleichterung wurde eingeführt, um den administrativen Aufwand für kleinere Unternehmen zu reduzieren.

Die vereinfachte Erfassung ist an klare Voraussetzungen geknüpft:

• 1. Der Betrieb beschäftigt weniger als 50 Mitarbeitende.
• 2. Es besteht eine schriftliche Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmenden (individuell oder kollektiv).
• 3. Die Mitarbeitenden können ihre Arbeitszeit zu einem wesentlichen Teil selbst festsetzen.

Bei der vereinfachten Erfassung müssen nur noch die Gesamtdauer der täglichen Arbeitszeit dokumentiert werden – nicht mehr Beginn, Ende und Pausen im Detail. Das reduziert den Aufwand deutlich, erfüllt aber weiterhin die Grundanforderungen des Gesetzes.

Für KMU in der Schweiz ist diese Variante besonders attraktiv. Unsere App unterstützt beide Modelle – die vollständige und die vereinfachte Zeiterfassung – und lässt sich flexibel konfigurieren.

Ausnahmen: Wer muss keine Zeiten erfassen?

Das Gesetz sieht unter bestimmten Bedingungen einen vollständigen Verzicht auf die Arbeitszeiterfassung vor. Diese Ausnahme betrifft allerdings nur einen sehr kleinen Personenkreis:

• Arbeitnehmende in höherer leitender Tätigkeit, die über eine bedeutende Entscheidungsbefugnis verfügen und ihre Arbeitszeit weitgehend selbst bestimmen können.
• Es braucht eine individuelle schriftliche Verzichtserklärung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer.
• Das Bruttojahreseinkommen liegt in der Regel über CHF 120'000.

In der Praxis sind von dieser Ausnahme vor allem Geschäftsführer, Direktionsmitglieder und andere Kaderpersonen betroffen. Für alle anderen Mitarbeitenden – einschliesslich Teamleiter und Projektmanager – bleibt die Zeiterfassungspflicht bestehen. Im Zweifelsfall empfiehlt es sich, die Zeiten trotzdem zu erfassen.

GAV-Ausnahme: Was bedeutet das für Ihr Unternehmen?

Neben dem individuellen Verzicht gibt es eine weitere Möglichkeit, von der Zeiterfassungspflicht abzuweichen: über einen Gesamtarbeitsvertrag (GAV). Branchenverbände und Gewerkschaften können in einem GAV vereinbaren, dass für bestimmte Kategorien von Arbeitnehmenden auf die Zeiterfassung verzichtet wird.

Damit ein solcher GAV-Verzicht gültig ist, müssen folgende Bedingungen erfüllt sein:

• 1. Der GAV wurde zwischen repräsentativen Sozialpartnern ausgehandelt (Arbeitgeber- und Arbeitnehmerverbände).
• 2. Der GAV enthält Massnahmen zum Gesundheitsschutz (z. B. regelmässige Gesundheitsumfragen, Recht auf Nichterreichbarkeit).
• 3. Die betroffenen Mitarbeitenden verfügen über eine grosse Arbeitszeit-Autonomie und ein Bruttojahreseinkommen über CHF 120'000.

Wenn Ihr Unternehmen keinem entsprechenden GAV untersteht, gilt die reguläre Zeiterfassungspflicht uneingeschränkt. Die Mehrheit der Schweizer Unternehmen fällt in diese Kategorie – weshalb eine zuverlässige Zeiterfassungslösung für die meisten Betriebe unverzichtbar ist.

Kontrolle durch das Arbeitsinspektorat

Die Einhaltung der Arbeitszeitvorschriften wird durch die kantonalen Arbeitsinspektorate kontrolliert. Diese können jederzeit und ohne Vorankündigung Betriebe inspizieren. Bei einer Kontrolle verlangen die Inspektoren Einsicht in die Arbeitszeitaufzeichnungen – und zwar für alle Mitarbeitenden.

Betriebe, die eine digitale Zeiterfassungs-App nutzen, sind bei Kontrollen klar im Vorteil: Alle Daten sind sofort verfügbar, lückenlos dokumentiert und können per Knopfdruck als Bericht exportiert werden. Das spart Zeit und vermeidet Stress bei einer unangekündigten Inspektion.

So erfüllen Sie die Pflicht mit einer App

Eine moderne Zeiterfassungs-App ist der einfachste Weg, die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen – ohne zusätzlichen Verwaltungsaufwand. Mit der Zeiterfassung App decken Sie alle Pflichten gemäss ArG ab:

• Vollständige Erfassung von Beginn, Ende, Pausen und Überstunden – per Timer oder manuelle Eingabe
• Revisionssichere Speicherung mit lückenlosem Audit-Trail über 5 Jahre
• Automatische Überstundenberechnung nach Schweizer Recht
• Export als PDF, CSV oder Excel – für Kontrollen und Lohnbuchhaltung
• Daten in der Schweiz gehostet – DSG-konform und sicher
• Mobile App für iOS und Android – Zeiten erfassen von überall, auch offline

Ob Freelancer, KMU oder grösseres Unternehmen: Mit unserer App erfüllen Sie die gesetzlichen Anforderungen in wenigen Minuten. Mitarbeitende erfassen ihre Zeiten selbst über die App, Vorgesetzte behalten die Übersicht – und bei einer Kontrolle sind alle Daten sofort griffbereit.

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